Kaizen event voor snelle aanpassing van het proces
In het ziekenhuis zijn veel ontwikkelingen die elkaar in een hoog tempo opvolgen. Dit gaat zo snel dat regelmatig processen niet op elkaar aangepast kunnen worden. Dit kan er voor zorgen dat in verloop van tijd processen niet meer voldoen aan de wensen van de gebruiker. Wanneer een proces niet meer voldoet, moet het proces worden geanalyseerd en opnieuw worden ingericht. Deze analyse kan veel tijd kosten. Goed inzicht in de huidige situatie is goud waard. Inzicht kan verkregen worden door te weten uit welke stappen het proces bestaat en hoe deze worden uitgevoerd. Deze stappen kunnen in kaart worden gebracht door een Kaizen event. Met deze kennis wordt het mogelijk om stappen die geen enkele toegevoegde waarde hebben uit het proces te elimineren.
Kaizen event op de afdeling nucleaire
De ontwikkelingen op de afdeling nucleaire geneeskunde in het Reinier de Graaf hebben de laatste jaren niet stil gestaan. Er zijn veel nieuwe onderzoeksmethoden bijgekomen en vele processen rondom de zorg van de patiënt hebben een verandering ondergaan of zijn aangepast. De afdeling nucleaire heeft een aantal processen welke in een korte tijd aangepakt moeten worden. Een belangrijk punt is het verkorten van de tijd tussen het vertrek van de patiënt en de uitslag van de onderzoek. Doordat de afdeling grondig te werk wil gaan is er gekozen om het gehele proces in kaart te brengen en een nieuw proces met elkaar te ontwerpen. Dit moet gerealiseerd worden binnen 6 maanden. Om snel inzicht te krijgen in het proces is gekozen om doormiddel van een Kaizen event aan de slag te gaan met het project.
Wat is een Kaizen event?
Een proces in kaart brengen is belangrijk om een goed beeld te krijgen van het huidige proces. Dit kan op verschillende manieren er kan een foto worden gemaakt van de situatie, er kan een meting worden gedaan of een stroomschema worden gemaakt. Zo zijn er nog een aantal mogelijkheden om een goed beeld te krijgen van de situatie. Wanneer gekozen wordt voor een Kaizen event combineer je meerdere vormen in één bijeenkomst. Dit doe je door met de belanghebbende van het proces in een aantal aaneengesloten dagen met elkaar om inzicht te krijgen in het proces.
Hoe ga je aan de slag met een Kaizen event?
Door met elkaar alle stappen van een specifiek proces te noteren is het mogelijk een goed beeld te krijgen hoe het proces echt in elkaar zit. Vaak is een stroomschema beschikbaar waarvan gedacht wordt dat dit een compleet beeld is van de werkelijkheid. Dit blijkt in de praktijk echter vaak niet zo te zijn. Tijdens het event komen een aantal gebruikers vanuit diverse onderdelen uit het desbetreffende proces bij elkaar. Deze gebruikers zijn de vertegenwoordigers met mandaat van bijvoorbeeld een afdeling. Ze gaan een aantal dagen met elkaar in dezelfde ruimte werken aan het inzichtelijk maken van het huidige proces en ontwerpen een nieuw proces. Het Kaizen event bestaat uit minimaal vier dagen. Alle deelnemende werknemers zijn hiervoor vrij geplant van de dagelijkse werkzaamheden.
Het totale proces zichtbaar op de muur
Kaizen event stap voor stap
Er wordt gestart met het in kaart brengen van het huidige proces. Het grote voordeel is dat er een compleet beeld gevormd kan worden doordat de gebruikers van het proces aanwezig zijn. Hierdoor ontstaat meer inzicht in de werkzaamheden die door medewerkers dagelijks worden uitgevoerd. Door dit visueel te maken en de stappen aan de muur te hangen wordt het duidelijk waar in het proces de verspilling zit. Daarnaast wordt bijgehouden wat de knelpunten per stap in het proces zijn. Door het visuele aspect wordt het mogelijk een nieuw proces in te richten. Na het Kaizen event wordt het nieuwe proces gepresenteerd aan alle medewerkers van de desbetreffende afdeling. Er wordt afgesproken wanneer het nieuwe proces wordt ingevoerd en wat er nodig is om dit te realiseren binnen de afgesproken tijd.
Wat zijn de resultaten van het Kaizen event bij de nucleaire geneeskunde?
Door het Kaizen event is er inzicht gekomen in het aantal stappen wat nodig is om het betreffende onderzoek te kunnen uitvoeren. Het doel was om in maximaal twee werkdagen de uitslag beschikbaar te hebben voor de aanvragend specialist. Bij aanvang werd gedacht dat het proces uit maximaal 15 stappen zou bestaand. Dit bleken er maar liefst 93 te zijn. Het proces is verdeeld in een gedeelte voor het onderzoek en na het onderzoek. Door de splitsing werd het mogelijk meer focus aan te brengen. In de huidige situatie bestond het proces na het onderzoek uit 35 stappen in de nieuwe situatie nog maar uit 3 stappen. Het traject voor het onderzoek wordt in een later stadium aangepakt. Door het Kaizen event is gebleken dat het zelfs mogelijk is om binnen één werkdag de beschikking te hebben over de uitslag van het onderzoek.
Makigami formulier in de praktijk
Dit vind je misschien ook wel leuk:
